(voorbeeld project)

Partnerships bouwen

Een bedrijf in huishoudelijke apparatuur besloot om een innovatief apparaat te maken met technologie die zeer sterk afweek van de bestaande in-huis ontwikkelde en geproduceerde producten. Om een aantal redenen werd besloten niet zelf in deze nieuwe technologieën te investeren, maar op zoek te gaan naar leveranciers die de benodigde technologieën ‘op de plank’ hadden liggen. Uiteraard moest er door deze leveranciers het nodige ontwikkelwerk gedaan worden om deze technologieën geschikt te maken voor deze specifieke toepassing.
De organisatie had voorheen slechts op kleine schaal ervaring opgedaan met uitbesteden en deze ervaringen waren lang niet altijd positief geweest. Om die reden besloot men een vrij breed trainingsprogramma te organiseren voor alle betrokkenen in de eigen organisatie. Ook werden twee medewerkers van de belangrijkste leverancier uitgenodigd.

Aanpak
Samen met het Project Management zijn een tweetal workshops gedefiniëerd en door RaadsenConsult gefaciliteerd. Wegens het multi-disciplinare karakter van de ca. 30 deelnemers grote groep, werd externe en onpartijdige facilitering noodzakelijk geacht.

In de eerste workshop stond centraal:
1. Helderheid over de doelstellingen. Deze zijn belangrijk en dienen door het hele multidisciplinaire team expliciet op dezelfde wijze geïnterpreteerd te worden. Zij dienen als ‘kompas’ bij implementatiebeslissingen, maar worden in de praktijk nogal eens als ‘vanzelfsprekend’ beschouwd.
2. Het multidisciplinaire team. Een aantal disciplines rond één tafel vormt nog geen multidisciplinair team. Middels opdrachten werd duidelijk wat er nodig is voor een echte teamspirit.
3. Overzicht over het hele uitbestedingsproces. Van leverancierkeuze tot en met de beëindiging van de samenwerking in vijf heldere stappen. Hiervan werd leverancierkeuze op de eerste workshop uitgebreid aan de orde gesteld middels een aantal tools waarmee werd geoefend. Daarnaast kwam ook het verwachtings-management aan bod dat werd toegepast op de eigen situatie.

Resultaat was een gedeelde visie hoe de eerste stappen moeten worden gezet bij het implementeren van uitbesteding. Het belang van deze voorbereidende stappen kan niet genoeg worden benadrukt, omdat het spel hier vaak al wordt verloren of gewonnen.

In de tweede workshop stond centraal:
1. Onderhandelingskracht. Onderzoek naar onderlinge afhankelijkheid tussen partijen. Balans tussen wederzijdse afhankelijkheid en alternatieven, en hoe deze afhangt van het type relatie tussen partijen. Er werden vier relatietypen geintroduceerd met elk een duidelijk andere rol voor onderling vertrouwen. Dit betekent ook vier wezenlijk verschillende manieren van met elkaar omgaan.
2. Contractfase. Voor welke (schriftelijke) overeenkomst men ook kiest (contract, agreement, statement of work, etc), belangrijk is het te beseffen dat het de uiteindelijke weerslag is van de overeenstemming die voortvloeit uit de vorige fasen. Idealiter is het vooral een ‘geheugensteuntje’. De waarde om de andere partij tot een bepaalde actie te dwingen is beperkt en bovendien sterk cultuurafhankelijk (China!). Niettemin is het belangrijk je juridisch goed in te dekken, omdat de kosten anders bijzonder hoog kunnen zijn.
3. Implementatie en verbeteren. Vrijwel meteen na invoeren van de nieuwe werkwijze begint het optimaliseren. Dit is een gezamenlijke taak van opdrachtgever en leverancier. Het verwachtingsmanagement maakt nu plaats voor ‘alignment’ met de leverancier. Op de workshop werd geoefend met een aantal in de praktijk beproefde tools, die op een gestructureerde manier het gezamenlijk verbeteren ondersteunen.

Resultaat was dat de deelnemers in staat zijn de juiste stappen te zetten op weg naar een samenwerking waarbij zowel de opdrachtgever als de leverancier zich inspannen om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen. De resulterende win-win situatie wordt gekenmerkt door ‘jouw succes is mijn succes’.

<< TERUG NAAR VOORBEELD PROJECTEN